Pengertian Rapat, Fungsi Rapat dan Tujuan Rapat serta Prinsip Dasar Rapat

Posted by Ensikloblogia on Selasa, 29 November 2016

loading...

Pengertian rapat

Para pekerja kantoran atau organisasi pasti sering mendengar kata rapat dan sering melakukan rapat. Apa sebenarnya pengertian rapat itu ? dalam Bahasa Inggris, rapat disebut dengan “meeting” yang dapat diartikan sebagai pertemuan atau kumpulan orang untuk membicarakan sesuatu, sidang, atau majelis. Pengertian rapat menurut Wursanto adalah :
  • Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
  • Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
  • Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawaran untuk mufakat.
  • Rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi.
  • Rapat adalah pertemuan antaranggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama
  • Rapat adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.



Alasan mengadakan rapat


Menurut Wursanto, rapat diadakan apabila :
  • Pimpinan memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya atau para pembantunya karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara sepihak.
  • Materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila melalui saluran administrasi pada umumnya.
  • Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran administrasi, karena masalah itu harus segera dipecahkan.
  • Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk memberikan saran/pendapat secara langsung kepada pimpinan terhadap suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama.
  • Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.
  • Telah diputuskan oleh pemimpin agar diselenggarakan rapat atau telah tiba saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala.


Pengertian Rapat, Fungsi Rapat dan Tujuan Rapat serta Prinsip Dasar Rapat

Fungsi rapat


Menurut Ernawati, ada beberapa kegunan atau fungsi rapat, yaitu sebagai berikut :
  • Forum diskusi untuk memecahkan masalah.
  • Forum silaturahmi.
  • Sarana bernegosiasi.
  • Ketetuan hukum.
  • Forum demokrasi : dengar pendapat dan meminta pertanggung jawaban.
  • Brainstorming-sumbang saran.
  • Sarana berkonsultasi.


Tujuan rapat


Harimanto dan Indrojiono berpendapat bahwa secara garis besar tujuan rapat adalah sebagai berikut :
  • Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud jika penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat, maka dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.
  • Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai penurunan gaji pegawai.
  • Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi.
  • Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya akan memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian lainnya.
  • Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
  • Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
  • Rapat bertujuan untuk mengambil keputusan  sesuai dengan kewenangannya dari orang-orang yang teribat di dalamnya.

Sedarmayanti menyatakan  bahwa rapat perlu diselenggarakan antara lain karena  :
  • Untuk memecahkan masalah.
  • Untuk menyampaikan informasi.
  • Membuat peserta rapat berpartisipasi pada masalah yang dikemukakan.
  • Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta dan perusahaan.


Prinsip dasar rapat


Menurut Sedarmayanti, dalam menyelengarakan rapat hendaknya bersandar pada prinsip dasar dengan cara menjawab enam pertanyaan pokok yang biasa disebut dengan 5W1H, yaitu :
  • Why, mengapa rapat perlu diselenggarakan. Hal ini untuk menentukan pentingnya rapat.
  • What, apa masalah yang dibicarakan dalam rapat. Hal ini penting untuk menyediakan agenda rapat.
  • Who, siapa yang akan diundang dalam rapat. Peserta yang diundang hendakny sesuai dengan  masalah yang akan dibicarakan.
  • When, kapan sebaiknya rapat diselenggarakan. Ini menyangkut hari dan waktu yang dianggap paling sesuai untuk calon peserta rapat.
  • How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Apakah secara berkala atau cukup satu kali, tertutup atau terbuka, bahan rapat akan dibagi terlebih dahulu atau tidak, memerlukan OHP atau sejenisnya, dan lain-lain.

Demikianlah penjelasan mengenai Pengertian Rapat, Fungsi Rapat dan Tujuan Rapat serta Prinsip Dasar Rapat. semoga bermanfaat untuk kita semua.

loading...
Blog, Updated at: 03.00

0 komentar:

Posting Komentar