Tata Cara Menerima Tamu dan Melayani Tamu bagi Sekretaris dan Resepsionis Kantor dan Hotel

Posted by Ensikloblogia on Selasa, 29 November 2016

Loading...

Di perkantoran atau di hotel, pertugas yang bertugas khusus untuk melayani dan menerima tamu umumnya adalah sekretaris atau resepsionis. Tugas seorang resepsionis ( receptionist ) adalah membantu para tamu yang ingin bertemu dengan pejabat. Oleh karena kesan pertama yang diperoleh para tamu adalah sikap resepsionis, maka ada beberapa syarat panting agar bisa menerima tamu dengan baik yang harus dipenuhi oleh seorang resepsionis, yaitu sopan dan ramah, berkepribadian tinggi, bijaksana, cerdas, dan memiliki pengetahuan tentang struktur organisasi.

Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dan dilaksakanan dalam melayani tamu, yaitu :
  • Memberi salam dan menegur tamu dengan ramah, sopan, dan menanyakan keperluan tamu serta mempersilahkan tamu mengisi  kartu atau buku tamu.
  • Sebagai penerima tamu harus dapat menjaga pembicaraan dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan dengan tamu.
  • Dapat mengarahkan tamu, memberi informasi yang dibutuhkan dan membantu pimpinan dalam melayani dan membuat perjanjian dengan tamu.
  • Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan yang baik, jangan sampai menyinggung perasaan tamu.
  • Usahakan agar tamu merasa senang apabila tamu terpaksa harus menunggu, dan sediakan bahan bacaan seperti Koran, majalah atau bahan lain di ruang tamu.
  • Berikan perhatian kepada setiap tamu, dan segera ambil keputusan, bila tamiu ternyata harus atau dapat disalurkan ke lain pejabat atau lain bagian.

Tata Cara Menerima Tamu dan Melayani Tamu bagi Sekretaris dan Resepsionis Kantor dan Hotel


Agar dapat membantu pimpinan dalam menerima dan melayani tamu, untuk itu maka seorang resepsionis harus memperhatikan aturan-aturan dalam melayani tamu, yaitu :
  • Berpenampila rapi, bersih dan segar.
  • Berperilaku sopan dan ramah.
  • Ekspresi wajah yang hangat namun meyakinkan.
  • Menghafal nama tamu.
  • Senang bergaul dan luwes.
  • Menjadi pendengar yang baik.
  • Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan jelek seperti menggugit kuku, ngupil, memegang dagu, dan sebagainya.
  • Berlaku sopan dan hormat kepada tamu.
  • Penuh semangat kerja.
  • Menggunakan nada suara yang enak dan jelas.
  • Senantiasa bersikap tenang.
  • Menangani tamu yang complaint secara professional.
  • Duduk pada posisi yang memungkinkan dapat melihat orang yang masuk ruangan.
  • Jangan menginterupsi pembicaraan tamu.
  • Tulus dalam melayani tamu.
  • Apabila sekretaris tidak dapat melayani tamu, beritahukan kepada tamu bahwa ia akan dilayani sesaat lagi.


Bagi perusahaan besar, maka biasanya ada penerima tamu khusus dalam hal ini adalah resepsionis yang siap menerima seluruh tamu perusahaan di lobi. Namun untuk perusahaan kecil, sekretarislah yang memiliki tugas untuk menerima dan melayani tamu. Selain menyaring tamu untuk pimpinan, seorang sekretaris diharapkan mampu mengarahkan tamu dan memberikan informasi seperlunya kepada tamu serta menjaga pembicaraan agar tidak  salah bicara dengan tamu, Karena ada hal-hal yang boleh dan tidak boleh diketahui oleh tamu.

Jika seorang sekretaris menerima tamu pimpinan di ruang sekretaris, maka perlu diperhatikan hal-hal berikut :
  • Tunjukkan bahwa anda adalah seorang sekretaris yang efisien, agar hal ini memberikan kesan pertama bagi tamu tersebut.
  • Usahakan ruang sekretaris selalu tampak rapi.
  • Sambut tiap tamu yang datang dengan salam. Jika meja sekertaris di depan pintu masuk, maka sekretaris tidak perlu berdiri kecuali jika tamu yang akan dilayani adalah tamu penting atau lebih tua.
  • Sekrearis perlu menghentikan sejenak kegiatan mengetik atau membaca konsep surat, sewaktu ada tamu datang.
  • Bila sekretaris sedang bicara di telepon, beri isyarat dan tersenyumlah, sehingga tamu mengerti bahwa sekretaris melihat kedatangannya.
  • Jangan bercakap-cakap dengan pegawai lain sewaktu ada tamu.
  • Apabila tamu yang diharapkan belum dikenal oleh sekretaris, tetapi yakin bahwa ialah tamu yang ditunggu, sebutkanlah namanya.
  • Tamu untuk pimpinan yang belum dikenal, janganlah ditebak namanya, tunggulah sampai tamu tersebut memperkenalkan diri.

Hal-hal lain yang harus diperhatikan oleh seorang sekretaris dalam hal menerima dan melayani tamu adalah :
  • Sekretaris diharapkan telah mempersiapkan lebih dahulu semua bahan dan materi yang dibutuhkan dalam pertemuan tersebut, dan bila perlu juga menyusun data atau informasi dari bagian lain.
  • Apabila pimpinan tidak dapat menerima langsung tamunya, maka sekretaris harus menyampaikan kepada tamunya secara bijaksana dan menunggu sebentar.
  • Apabila tamu yang diharapkan adalah tamu VIP, maka sekretaris harus memberi tahu pimpinan dan pimpinanlah yang menemui tamu di lobi atau ruang sekretaris.

Bagaimana cara melayani tamu yang telah membuat perjanjian sebelumnya tetapi datang lebih awal atau datang terlambat ? berikut penjelasannya :
  • Jika tamu datang lebih awal dari waktu yang sudah direncanakan, maka bila pimpinan bersedia mempercepat waktu pertemuan, anda tinggal mengefektifkan waktu kerjanya. Tetapi bila pimpinan tidak dapat memajukan waktu pertemuan, maka sebaiknya tamu tersebut diberi bahan bacaan atau minuman untuk mengisi wakunya.
  • Jika tamu datang terlambat, sedangkan jadwal kerja pimpinan sangat padat, maka ketika tamu tiba sekretaris segera memberitahukan pimpinan. Pada saat mengantar tamu ke pimpinan, sekertaris harus menyampaikan kepada  tamu itu bahwa jadwal pimpinan sangat padat, karena sesaat lagi pimpinan harus menemui tamu berikutnya. Dengan demikian ia akan memahami kesibukan pemimpin anda.

Demikianlah penjelasan mengenai cara menerima dan melayani tamu. Jika anda adalah seorang yang ingin bekerja atau memulai karir sebagai sekretaris atau resepsionis, maka ada baiknya anda memahami bagaimana cara menerima dan melayani tamu untuk pimpinan anda, entah itu adalah perkantioran atau perhotelan. Semoga bermanfaat.

Loading...
Blog, Updated at: 11.00

0 komentar:

Posting Komentar